Word Processing in detail વર્ડ પ્રોસેસિંગની સંપુર્ણ માહિતી

By | December 17, 2024

Word Processing in detail વર્ડ પ્રોસેસિંગની સંપુર્ણ માહિતી

Table of Contents

Word Processing દસ્તાવેજો બનાવવાં, સંપાદિત કરવાં, અને સેવ કરવાં.

દસ્તાવેજો બનાવવાં, સંપાદિત કરવાં અને સેવ કરવાં વિશે સંપૂર્ણ માહિતી

વર્ડ પ્રોસેસિંગ સોફ્ટવેર (જેમ કે Microsoft Word, Google Docs, અથવા LibreOffice Writer) નો ઉપયોગ કરીને દસ્તાવેજો તૈયાર કરવાનું, એડિટ કરવાનું અને સેવ કરવાનું કાર્ય સરળતાથી કરાય છે. આ પ્રોસેસને આગળના તબક્કામાં વિભાજિત કરી શકાય છે:


દસ્તાવેજો બનાવવાં

  1. નવો દસ્તાવેજ ખોલવો:
    • વર્ડ પ્રોસેસિંગ સોફ્ટવેર ખોલો.
    • નવી ફાઇલ બનાવવા માટે મેનુમાંથી “File” > “New” વિકલ્પ પસંદ કરો.
    • ખાલી દસ્તાવેજ (Blank Document) પસંદ કરો.
  2. ટેમ્પ્લેટનો ઉપયોગ (એડવાન્સ લેઝર ડિઝાઈન માટે):
    • જો તમે ફોર્મેટેડ ડિઝાઇન અથવા લેઆઉટ જોઈએ છો, તો મેનુમાંથી “Template” પસંદ કરો.
    • પ્રીસેટ લેઆઉટ (જેમ કે રિઝ્યુમ, લેટર, રિપોર્ટ) પસંદ કરો.
  3. લખાણ ઉમેરવું:
    • કીબોર્ડની મદદથી દસ્તાવેજમાં ટેક્સ્ટ ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો.
    • લખાણ માટે ફોર્મેટિંગ ટેક્સ્ટ સ્ટાઈલ, સાઇઝ, અને રંગ બદલવાનું હોય તો ટૂલબારનો ઉપયોગ કરો.



દસ્તાવેજો સંપાદિત કરવાં (Editing a Document) Word Processing in detail

  1. લખાણને પસંદ કરવું (Select Text):
    • માઉસના ઉપયોગથી ટેક્સ્ટને હાઇલાઇટ કરો.
    • પસંદ કર્યા પછી, ટેક્સ્ટ પર ફોર્મેટિંગ અથવા એડિટિંગ કરી શકાય છે.
  2. ફોર્મેટિંગ:
    • Bold, Italic, Underline: ટેક્સ્ટને હાઇલાઇટ કરીને ટૂલબારમાંથી આ વિકલ્પો પસંદ કરો.
    • ફોન્ટ અને સાઇઝ બદલી શકાય છે: ફોન્ટ ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી નવું ફૉન્ટ અને સાઇઝ પસંદ કરો.
    • ટેક્સ્ટ કલર: ટેક્સ્ટ માટે રંગ પસંદ કરવા માટે “Font Color” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.
  3. કટીંગ, કૉપિંગ અને પેસ્ટિંગ (Cut, Copy, Paste):
    • Cut (Ctrl + X): ટેક્સ્ટને ડોક્યુમેન્ટમાંથી કાપી અને અન્ય જગ્યાએ મૂકો.
    • Copy (Ctrl + C): ટેક્સ્ટ નકલ કરો અને અન્ય જગ્યાએ પેસ્ટ કરો.
    • Paste (Ctrl + V): નકલ અથવા કટ કરેલા ટેક્સ્ટને મૂકો.
  4. ફોર્મેટેડ લિસ્ટ બનાવવું:
    • બુલેટ પોઈન્ટ્સ અથવા નંબરિંગ ઉમેરવા માટે ટૂલબારમાંથી આ વિકલ્પો પસંદ કરો.
  5. શોધ અને રિપ્લેસ (Find and Replace):
    • મેનુમાં “Find” વિકલ્પ દ્વારા ટેક્સ્ટ શોધો.
    • Replace દ્વારા કોઈ શબ્દને ઓટોમેટિક બદલી શકાય છે.
  6. સૂત્રો, ઇમેજ અને ટેબલ ઉમેરવું:
    • મેનુમાં “Insert” વિકલ્પ પરથી ચિત્ર, ટેબલ અથવા ગ્રાફ ઉમેરો.
    • યોગ્ય સ્થાન પર ટેક્સ્ટ ફિટ કરવું.
Word Processing in detail

Word Processing in detail


દસ્તાવેજ સેવ કરવાં (Saving a Document)

  1. પ્રથમવાર સેવ કરવું (Save ):
    • File > Save  વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
    • ડોક્યુમેન્ટને નામ આપો.
    • ફાઇલ ફોર્મેટ પસંદ કરો (જેમ કે .docx, .pdf, .txt).
    • ફાઇલને કમ્પ્યુટર પર પસંદ કરેલી સ્થાન પર સાચવો.
  2. ફાઇલ સુધારો સેવ કરવો (Save As):
    • જો દસ્તાવેજ પહેલેથી સેવ કરલી છે અને તેને બીજા નામે અને બીજા લોકેશન (જગ્યા) પર સેવ કરવા હોય તો તેના માટે save as ઉપયોગ થાય છે.
    • આ ઓપ્શન દસ્તાવેજમાં કરેલા સુધારા સાચવે છે.
  3. વિવિધ ફોર્મેટમાં સેવ કરવું:
    • PDF તરીકે સેવ કરવું:
      • File > Export as PDF અથવા “Save As” માંથી .pdf ફોર્મેટ પસંદ કરો.
    • Compatibility માટે સારો ફોર્મેટ: જુના વર્ડ વર્ઝન માટે .doc ફોર્મેટ પસંદ કરો.
  4. ક્લાઉડમાં સેવ કરવું (Cloud Saving):
    • Google Docs અથવા Microsoft OneDrive પર ડોક્યુમેન્ટ સાચવો.
    • ક્લાઉડ પર સેવ કરવાથી ડેટા સંગ્રહ સુરક્ષિત રહે છે અને ડોક્યુમેન્ટને અન્ય ડિવાઇસ પર ઍક્સેસ કરી શકાય છે.

વિશેષ ટીપ્સ

  • નિર્માણ પછી ચેક કરો: કોઈ વાંધો છે કે કેમ તે ચકાસવા માટે Spelling and Grammar ચેકનો ઉપયોગ કરો.
  • બેકઅપ સેવ કરો: મહત્વના દસ્તાવેજોના બેકઅપને ડિજિટલ માધ્યમમાં સંગ્રહ કરવો.
  • સંક્ષેપ નામ આપો: ફાઇલ નામ ટૂંકા અને સમજવા યોગ્ય રાખો.

જો તમને આ પ્રોસેસ વિશે વધુ સ્પષ્ટતા અથવા માર્ગદર્શન જોઈતી હોય, તો તમે કોમેન્ટ કરી પૂછી શકો છો!

 

Read Also:-Course on Computer Concepts CCC, C3, CCC+ માટેનો સંપુર્ણ  સિલેબસ.

 

Read Also:-Computer Operating System in Detail કોમ્પ્યુટર ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ સંપુર્ણ માહિતિ.

 

Read Also:-Course on Computer Concepts, CCC Part-3 વર્ડ પ્રોસેસિંગ (Word Processing) ભાગ-૩

Word Processing ફોર્મેટિંગ ટેકનિક્સ.

Read Also:- Computer Programming



ફોર્મેટિંગ ટેકનિક્સ વિશે સંપૂર્ણ માહિતી

ફોર્મેટિંગ એ દસ્તાવેજને પ્રસ્તુત કરવા માટેનો સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. તે લખાણને આકર્ષક, વાંચવા સરળ અને વ્યવસ્થિત બનાવે છે. નીચે ફોર્મેટિંગ ટેકનિક્સના મુખ્ય પાસાઓ સમજાવવામાં આવ્યા છે:


1. ટેક્સ્ટ ફોર્મેટિંગ (Text Formatting)

ટેક્સ્ટ ફોર્મેટિંગમાં લખાણના દેખાવને બદલી શકાય છે:

  • ફોન્ટ સ્ટાઇલ (Font Style):
    • લખાણ માટે વિવિધ પ્રકારના ફોન્ટ સ્ટાઇલ પસંદ કરી શકાય છે, જેમ કે Arial, Times New Roman,Calibri.
    • ટૂલબારમાં “Font” વિકલ્પથી પસંદ કરો.
  • ફોન્ટ સાઇઝ (Font Size):
    • લખાણનો આકાર (સાઇઝ) નક્કી કરવો. સામાન્ય રીતે ટેક્સ્ટ માટે 11 અથવા 12 સાઇઝ અને હેડિંગ માટે 14-16 સાઇઝ ઉપયોગી છે.
  • બોલ્ડ (Bold):
    • ટેક્સ્ટને BOLD દેખાડવા માટે, ટૂલબારમાંથી B વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો અથવા Ctrl + B દબાવો.
  • ઇટાલિક (Italic):
    • ટેક્સ્ટને ત્રાંસું (slanted) કરવા માટે I પર ક્લિક કરો અથવા Ctrl + I દબાવો.
  • અન્ડરલાઇન (Underline):
    • ટેક્સ્ટ નીચે લીટી પાડવા માટે U વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો અથવા Ctrl + U દબાવો.

2. ટેક્સ્ટ રંગ અને હાઇલાઇટ (Text Color and Highlighting)

  • ટેક્સ્ટ રંગ બદલવો:
    • ટૂલબારમાં “Font Color” વિકલ્પથી ટેક્સ્ટના રંગમાં ફેરફાર કરો.
  • હાઇલાઇટ રંગ ઉમેરવો:
    • “Text Highlight Color” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને ટેક્સ્ટ પર પેપર જેવા હાઇલાઇટનો પ્રભાવ ઉમેરો.



3. પેરાગ્રાફ ફોર્મેટિંગ (Paragraph Formatting)

  • ટેક્સ્ટ એલાઇનમેન્ટ (Text Alignment):
    • ટેક્સ્ટને Left, Center, Right, અથવા Justify કરવું.
    • ટૂલબારમાંથી આ વિકલ્પો પસંદ કરો અથવા કીબોર્ડ શોર્ટકટ:
      • Ctrl + L (Left Alignment)
      • Ctrl + E (Center Alignment)
      • Ctrl + R (Right Alignment)
      • Ctrl + J (Justify)
  • લાઇન સ્પેસિંગ (Line Spacing):
    • લાઇન વચ્ચે અંતર નક્કી કરવા માટે “Line and Paragraph Spacing” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.
    • સામાન્ય રીતે 1.0, 1.15, 1.5, 2.0 વિકલ્પ ઉપલબ્ધ છે.
  • ઈન્ડેન્ટેશન (Indentation):
    • પેરાગ્રાફની શરૂઆત અથવા લેફ્ટ/રાઇટ સાઇડ ખસેડવા માટે ઇન્ડેન્ટ ઉમેરો.
    • ટૂલબારમાંથી Increase Indent અથવા Decrease Indent વિકલ્પ ઉપયોગ કરો.

4. બુલેટ્સ અને નંબરિંગ (Bullets and Numbering)

  • બુલેટ પોઈન્ટ્સ:
    • સૂચિ (List) બનાવવા માટે બુલેટ્સ ઉમેરો.
    • “Bullets” વિકલ્પ પસંદ કરીને આ લિસ્ટ ફોર્મેટ કરો.
  • નમ્બર્ડ લિસ્ટ:
    • નંબરો સાથે ઓર્ડરવાળી સૂચિ માટે “Numbering” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.
  • મલ્ટી-લેવલ લિસ્ટ્સ:
    • લિસ્ટને હાયરાર્કી વર્ગીકૃત કરવા માટે ઉપયોગી છે.

5. બોર્ડર અને શેડિંગ (Borders and Shading)

  • બોર્ડર:
    • ટેક્સ્ટ અથવા પેરાગ્રાફની આસપાસ બોર્ડર ઉમેરો.
    • “Borders” વિકલ્પથી બોર્ડરનું સ્ટાઇલ અને સાઇઝ પસંદ કરો.
  • શેડિંગ:
    • પેરાગ્રાફ પાછળ રંગ ઉમેરવા માટે “Shading” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.



6. ટેબલ ફોર્મેટિંગ (Table Formatting)

  • ટેબલ ઉમેરવો:
    • “Insert Table” વિકલ્પથી ટેબલ ઉમેરો.
  • ટેબલ સ્ટાઈલ બદલો:
    • ટેબલ માટે બોર્ડર, રંગ અને ફોર્મેટિંગ પસંદ કરો.
  • કોલમ/રોપ ફોર્મેટિંગ:
    • કોલમનું કદ બદલવું, ટેક્સ્ટને સેન્ટર કરવું.

7. પેજ ફોર્મેટિંગ (Page Formatting)

  • માર્જિન (Margins):
    • દસ્તાવેજની બાજુઓના ખાલી વિસ્તારમાં ફેરફાર માટે “Page Layout > Margins” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.
  • પેજ ઓરિએન્ટેશન:
    • પેજને Portrait (ઉભું) અથવા Landscape (આડું) રાખો.
  • પેજ સાઇઝ:
    • પેજનો આકાર (A4, Letter, Legal) પસંદ કરો.
  • હેડર અને ફૂટર ઉમેરવું:
    • દસ્તાવેજના ટોચ (Header) અને તળિયે (Footer) માહિતી ઉમેરી શકો.

8. શૈલી (Styles)

  • સ્ટાઇલ પસંદ કરવું:
    • લેખન માટે પ્રિસેટ શૈલી પસંદ કરો, જેમ કે “Heading 1,” “Title,” “Subtitle.”
    • આ પેજને ફોર્મેટિંગમાંConsistency લાવે છે.

9. સ્પેશિયલ ફોર્મેટિંગ (Special Formatting)

  • કપ્ટન (Captions):
    • ચિત્રો અથવા ટેબલ માટે કૅપ્શન ઉમેરો.
  • વોટરમાર્ક (Watermark):
    • દસ્તાવેજમાં પૃષ્ઠભૂમિ તરીકે વોટરમાર્ક ઉમેરો.
  • પેજ બોર્ડર:
    • સંપૂર્ણ પેજની આસપાસ બોર્ડર ઉમેરવા માટે “Page Border” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.

10. શોર્ટકટ કી

શોધવાનું અને ફેરફાર કરવાનો સમય બચાવવા માટે શોર્ટકટ કીઝ:

  • Ctrl + B: Bold
  • Ctrl + I: Italic
  • Ctrl + U: Underline
  • Ctrl + L: Left Alignment
  • Ctrl + R: Right Alignment
  • Ctrl + J: Justify
  • Ctrl + E: Center Alignment

ફોર્મેટિંગનો મહત્ત્વ

  • દસ્તાવેજને મજબૂત દૃશ્ય રજુઆત આપે છે.
  • વ્યાવસાયિક રૂપાળું અને વાચકને સરળતાથી સમજાય તેવું બનાવે છે.
  • મેટર ગોઠવવામાં સરળતા અને લોજિકલ ફ્લો લાવે છે.



ટેબલ્સ, ઇમેજીસ અને ગ્રાફ્સનો ઉપયોગ.

ટેબલ્સ, ઈમેજિસ અને ગ્રાફ્સનો ઉપયોગ માટે સંપૂર્ણ માહિતી

વર્ડ પ્રોસેસિંગમાં ટેબલ્સ, ઈમેજિસ, અને ગ્રાફ્સનો ઉપયોગ દસ્તાવેજને વધુ સ્પષ્ટ, વ્યાવસાયિક અને આકર્ષક બનાવવા માટે થાય છે. તેઓ માહિતી પ્રસ્તુત કરવા અને સમજાવવા માટે અનિવાર્ય સાધનો છે. અહીં આ ત્રણ વિધાનોનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે વિસ્તૃત રીતે સમજાવવામાં આવ્યું છે:


1. ટેબલ્સ (Tables) નો ઉપયોગ

ટેબલ્સનો ઉપયોગ માહિતી ગોઠવવા, શ્રેણીઓમાં વહેંચવા અથવા સરખામણી કરવા માટે થાય છે.

ટેબલ બનાવવું:

  1. ટેબલ ઇન્સર્ટ કરવું:
    • મેનુમાં Insert > Table વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
    • જરૂરી કોલમ અને રો (Columns and Rows) ની સંખ્યા પસંદ કરો.
    • એક ખાલી ટેબલ આપમેળે દાખલ થશે.
  2. ટેબલ માટે ટેક્સ્ટ ઉમેરવું:
    • દરેક સેલ (Cell)માં ક્લિક કરીને ટેક્સ્ટ લખો.
    • ટેક્સ્ટને Bold, Italic, Underline અથવા Center Align કરો.

ટેબલ ફોર્મેટ કરવું:

  • બોર્ડર અને શેડિંગ:
    • ટેબલની બાજુઓએ બોર્ડર ઉમેરો અથવા શેડિંગ ઉમેરો.
    • “Table Tools > Design” માંથી બોર્ડર સ્ટાઈલ પસંદ કરો.
  • રંગ ઉમેરવો:
    • પંક્તિઓ (Rows) અથવા કોલમ (Columns) માટે પૃષ્ઠભૂમિ રંગ પસંદ કરો.
  • ટેબલ મર્જ અને સ્પ્લિટ:
    • બે કે વધુ સેલ્સ મર્જ કરવા માટે “Merge Cells” વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો.
    • સ્પ્લિટ કરવા માટે “Split Cells” વિકલ્પ પસંદ કરો.

ટેબલમાં સંશોધન:

  • રોપ્સ અને કોલમ ઉમેરવી અથવા દૂર કરવી:
    • ટેબલમાં વધુ રોપ્સ (Rows) અથવા કોલમ્સ (Columns) ઉમેરવા માટે “Insert Above/Below” અને “Insert Left/Right” વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરો.
    • અપ્રયોજ્ય રોપ્સ અથવા કોલમ્સને ડિલીટ કરો.



ઉદાહરણ:

માસિક ખર્ચની સરખામણી માટે ટેબલ:

ખર્ચનું માધ્યમજાન્યુઆરીફેબ્રુઆરીમાર્ચ
ભાડું₹10,000₹10,000₹10,000
વીજળી₹2,000₹2,500₹2,200
ફૂડ₹5,000₹4,800₹5,100

2. ઈમેજીસ (Images) નો ઉપયોગ

ઈમેજીસ દસ્તાવેજમાં દ્રશ્ય અસરકારકતા ઉમેરે છે અને લખાણને સહાયક રીતે સમજવામાં મદદ કરે છે.

ઈમેજ ઉમેરવું:

  1. ઈમેજ દાખલ કરવી:
    • મેનુમાં Insert > Pictures વિકલ્પ પસંદ કરો.
    • તમારું કોમ્પ્યુટરના સ્ટોરેજમાંથી ઈમેજ પસંદ કરો.
    • ઈમેજ દસ્તાવેજમાં દાખલ થશે.
  2. ઓનલાઈન ઈમેજિસ ઉમેરવી:
    • Insert > Online Pictures વિકલ્પથી ઇન્ટરનેટ પરથી ઈમેજ શોધી અને દાખલ કરો.

ઈમેજ ફોર્મેટ કરવી:

  • સાઇઝ બદલવું:
    • ઈમેજ સિલેક્ટ કરીને તેની સાઇડ પરના હેન્ડલ્સને ખેંચી-છોડી સાઇઝ ઘટાડો અથવા વધારો.
  • ટેક્સ્ટ સાથે ગોઠવવું (Text Wrapping):
    • ઈમેજ પર રાઇટ-ક્લિક કરીને “Wrap Text” વિકલ્પ પસંદ કરો:
      • In Line with Text: લખાણ સાથે સમાન લીટીમાં.
      • Square: ઈમેજની આસપાસ લખાણ.
      • Behind Text/ In Front of Text: લખાણ પાછળ અથવા આગળ.
  • છબી માટે બોર્ડર ઉમેરવો:
    • “Picture Format” ટેબમાં જઈને બોર્ડર રંગ અને ડિઝાઇન પસંદ કરો.

ઉદાહરણ:

અહેવાલમાં ઉત્પાદનના ચિત્રો ઉમેરવા માટે ઈમેજનો ઉપયોગ.


3. ગ્રાફ્સ (Graphs) નો ઉપયોગ

ગ્રાફ્સનો ઉપયોગ આંકડાઓનું દ્રશ્ય રૂપાંતર કરવા અને માહિતીને સરળતાથી સમજાવવા માટે થાય છે.

ગ્રાફ દાખલ કરવો:

  1. ગ્રાફ બનાવવા માટે ચાર્ટ ઉમેરવો:
    • Insert > Chart વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
    • વિવિધ પ્રકારના ગ્રાફ પસંદ કરો (જેમ કે Column, Line, Pie, Bar).
    • પસંદ કરેલા પ્રકારને દસ્તાવેજમાં દાખલ કરો.
  2. માહિતિ એડિટ કરવી:
    • ગ્રાફ દાખલ કર્યા પછી, સ્પ્રેડશીટ ઓપન થાય છે.
    • સ્પ્રેડશીટમાં જરૂરી ડેટા દાખલ કરો.

ગ્રાફના પ્રકારો અને ઉપયોગ:

  • કોલમ ગ્રાફ (Column Graph):
    • કોઈ વસ્તુની તુલનાત્મક વિગતો દર્શાવવા માટે ઉપયોગી.
  • પાઈ ચાર્ટ (Pie Chart):
    • કુલ મમળે દરેક ઘટકના ભાગીદારીને દર્શાવે છે.
  • લાઇન ગ્રાફ (Line Graph):
    • સમયગાળા દરમિયાન ડેટાની વૃદ્ધિ અથવા ઘટાડો દર્શાવવાનું.
  • બાર ગ્રાફ (Bar Graph):
    • વિવિધ આંકડાઓની સરખામણી કરવા માટે વધુ સરળ.

ફોર્મેટિંગ ટિપ્સ:

  • લેબલ્સ ઉમેરો:
    • ગ્રાફમાં એક્સિસના લેબલ્સ અને ટાઇટલ ઉમેરો.
  • રંગ અને ડિઝાઇન બદલવો:
    • “Chart Tools > Design” થી રંગ અને સ્ટાઈલ પસંદ કરો.
  • લેજેન્ડ ઉમેરો:
    • લેજેન્ડ (Legend) ઉમેરવાથી ડેટાના વિભાગોને અલગ રીતે ઓળખી શકાય છે.

ઉદાહરણ:



વેચાણનું ગ્રાફીક પ્રદર્શન:

મહિનોવેચાણ (₹)
જાન્યુઆરી₹50,000
ફેબ્રુઆરી₹60,000
માર્ચ₹70,000

લાઇન ગ્રાફ કે પાઈ ચાર્ટની મદદથી આ આંકડાઓ રજૂ કરી શકાય છે.


ટેબલ્સ, ઈમેજિસ અને ગ્રાફ્સના ફાયદા:

  1. માહિતી સાહજિક અને લોગિકલ રીતે રજૂ કરે છે.
  2. વાચક માટે જટિલ માહિતી સરળ બનાવે છે.
  3. દસ્તાવેજને વ્યાવસાયિક અને આકર્ષક બનાવે છે.
  4. માહિતીના દ્રશ્ય રજૂઆતમાં મદદ કરે છે.

 

પ્રિન્ટિંગ અને પેજ સેટઅપ.

પ્રિન્ટિંગ અને પેજ સેટઅપ વિશે સંપૂર્ણ માહિતી

વર્ડ પ્રોસેસિંગમાં દસ્તાવેજને પ્રિન્ટ કરવા અને પેજનું બંધારણ ગોઠવવા માટે પ્રિન્ટિંગ અને પેજ સેટઅપની જરૂરીયાત પડે છે. તે દસ્તાવેજને વ્યાવસાયિક અને પત્રકાર્તામાં ઉપયોગ માટે યોગ્ય બનાવે છે. અહીં પ્રિન્ટિંગ અને પેજ સેટઅપની તમામ માહિતી આપવામાં આવી છે.


1. પેજ સેટઅપ (Page Setup)

પેજ સેટઅપ એ દસ્તાવેજના માર્જિન, પેજ સાઇઝ, ઓરિએન્ટેશન, અને અન્ય વ્યવસ્થાઓ ગોઠવવાનું મહત્વપૂર્ણ પગલું છે.



પેજ સેટઅપ માટેના વિકલ્પો:

  1. માર્જિન ગોઠવવું (Margins):
    • મેનુમાં Layout > Margins પર ક્લિક કરો.
    • પ્રીસેટ માર્જિન વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો (જેમ કે Narrow, Moderate, Wide).
    • કસ્ટમ માર્જિન માટે Custom Margins પસંદ કરો અને તમામ બાજુઓ (Top, Bottom, Left, Right) માટે માર્જિન દાખલ કરો.
  2. પેજ ઓરિએન્ટેશન (Page Orientation):
    • દસ્તાવેજને Portrait (ઉભું) અથવા Landscape (આડું) ગોઠવો.
    • Layout > Orientation પરથી પસંદ કરો.
  3. પેજ સાઇઝ (Page Size):
    • દસ્તાવેજ માટે પેજનું કદ પસંદ કરો (જેમ કે A4, Letter, Legal).
    • Layout > Size વિકલ્પ પર ક્લિક કરીને યોગ્ય પેજ સાઇઝ પસંદ કરો.
  4. કૉલમ્સ (Columns):
    • Layout > Columns માંથી દસ્તાવેજને એક અથવા વધુ કૉલમમાં ગોઠવો.
    • કસ્ટમ કૉલમ માટે “More Columns” વિકલ્પ પસંદ કરો.
  5. હેડર અને ફૂટર (Header and Footer):
    • દસ્તાવેજમાં ઉપર (Header) અને નીચે (Footer) માહિતી ઉમેરો.
    • Insert > Header/Footer વિકલ્પ પસંદ કરો અને તમારું લખાણ ઉમેરી શકો.
    • પાનું નંબર ઉમેરવા માટે Insert > Page Number નો ઉપયોગ કરો.
  6. ગટર (Gutter):
    • બાઇન્ડિંગ માટે વધારાની જગ્યા ગોઠવવા માટે Layout > Margins > Custom Margins માંથી Gutter Size નક્કી કરો.

2. પ્રિન્ટિંગ (Printing)

દસ્તાવેજ પ્રિન્ટ કરવું તે ફાઇનલ આઉટપુટ મેળવવા માટેનો મુખ્ય તબક્કો છે.

પ્રિન્ટિંગ માટેના પગલાં:

  1. પ્રિન્ટ વિન્ડો ખોલવી:
    • File > Print પર ક્લિક કરો અથવા Ctrl + P દબાવો.
  2. પ્રિન્ટર પસંદ કરવો:
    • પ્રિન્ટ વિન્ડોમાં ઉપલબ્ધ પ્રિન્ટર્સમાંથી યોગ્ય પ્રિન્ટર પસંદ કરો.
    • જો પ્રિન્ટર જોડાયેલ નથી, તો પ્રિન્ટરને કોમ્પ્યુટર સાથે કનેક્ટ કરો.
  3. પાનાઓની શ્રેણી (Page Range):
    • તમામ પાનાઓ પ્રિન્ટ કરવા માટે “Print All Pages” વિકલ્પ પસંદ કરો.
    • ચોક્કસ પાનાઓ માટે “Custom Range” પસંદ કરો અને પાનું નંબર દાખલ કરો (જેમ કે 1-5, 7).
  4. પ્રિન્ટ કોપીઓની સંખ્યા:
    • જો એકથી વધુ કોપીઓની જરૂર હોય, તો “Copies” બોક્સમાં સંખ્યા દાખલ કરો.
  5. પ્રિન્ટ વિકલ્પો ગોઠવવા:
    • One-sided or Double-sided Printing: જો પ્રિન્ટર ડબલ-સાઇડ પ્રિન્ટિંગને સપોર્ટ કરે છે, તો તે વિકલ્પ પસંદ કરો.
    • Collated/Uncollated: વિવિધ સેટમાં પ્રિન્ટ કરવા માટે Collated પસંદ કરો.
  6. પ્રિવ્યૂ તપાસવું:
    • પ્રિન્ટિંગ કરતા પહેલા દસ્તાવેજનું પૂર્વદર્શન (Print Preview) તપાસો.
  7. પ્રિન્ટ બટન પર ક્લિક કરો:
    • બધું ગોઠવી લીધા પછી “Print” બટન પર ક્લિક કરો.

3. ફોર્મેટિંગ તપાસવી:



પ્રિન્ટિંગ કરતા પહેલા ફોર્મેટિંગ તપાસવું મહત્વપૂર્ણ છે.

  • ફોન્ટ સાઇઝ અને સ્ટાઇલ: દસ્તાવેજ વાચવામાં સરળ છે તે સુનિશ્ચિત કરો.
  • માર્જિન તપાસો: દરેક પાનાનું માપ ચેક કરો કે તે બંધારણમાં છે કે નહીં.
  • કિનારીઓ (Borders): ટેબલ્સ કે ઈમેજ માટે બોર્ડર યોગ્ય રીતે ગોઠવેલા છે કે નહીં.
  • ટેક્સ્ટ અને ગ્રાફિક્સની સ્થિતિ: લખાણ અને ચિત્રો યોગ્ય રીતે ગોઠવાયેલા છે કે નહીં.

4. પાનાં નંબરો અને અન્ય માહિતી ઉમેરવી (Page Numbers and Other Details):

  1. પાનાં નંબર ઉમેરવું:
    • Insert > Page Number પર ક્લિક કરીને પાનાંના ટોચ (Header) અથવા તળિયા (Footer) પર નંબર ઉમેરો.
    • સ્ટાઇલ પસંદ કરો (જેમ કે Page 1 of 10).
  2. દસ્તાવેજનું શીર્ષક:
    • Header માં દસ્તાવેજનું શીર્ષક ઉમેરો.
    • Footer માં તારીખ અથવા સંસ્થાનું નામ ઉમેરી શકો.

5. પેજ બોર્ડર ઉમેરવું (Page Borders):

  1. બોર્ડર ઉમેરવા માટે:
    • Design > Page Borders વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
    • બોર્ડરની સ્ટાઇલ, રંગ અને જાડાઈ પસંદ કરો.
  2. સંપૂર્ણ દસ્તાવેજ માટે બોર્ડર:
    • Whole Document પસંદ કરો.
    • ફક્ત ચોક્કસ પાનાઓ માટે બોર્ડર ઉમેરવા માટે “Apply to” વિકલ્પ પસંદ કરો.

6. શોર્ટકટ્સ અને ટિપ્સ:

  • Ctrl + P: પ્રિન્ટ વિન્ડો ખોલો.
  • Ctrl + E: ટેક્સ્ટને સેન્ટર કરો (મધ્યમાં ગોઠવો).
  • Ctrl + J: ટેક્સ્ટને જસ્ટિફાઈ કરો (સપાટ ગોઠવવું).
  • Alt + F + P: પ્રિન્ટ સેટિંગ્સ પર સીધું જાઓ.

પ્રિન્ટિંગ અને પેજ સેટઅપના ફાયદા:

  1. દસ્તાવેજ વધુ વ્યવસ્થિત અને વાચનક્ષમ બને છે.
  2. પ્રિન્ટ માટે પાનાંઓનું યોગ્ય બંધારણ સુનિશ્ચિત થાય છે.
  3. વ્યાવસાયિક પ્રસ્તુતિ માટે જરૂરી છે.
  4. પેજ માર્જિન, હેડર, ફૂટર, અને ગ્રાફિક્સમાં ગોઠવણ સરળ બને છે.

આવતા લેખમાં સ્પ્રેડશીટ (Spreadsheet) વિશે જાણીશું

 



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *